Digitalisierung: Wir sind mittendrin…

… besser gesagt die Kollegen aus der Abteilung Wohnungsbau sind mittendrin. Insgesamt 17.000 Kreditakten aus dem Bereich Privatkunden, 9.000 Akten aus dem Gewerbe- und Firmenkundenbereich und viele, viele mehr … all‘ diese werden nach und nach verfilmt. Doch wie laufen die Vorbereitungen? Was gibt es zu berücksichtigen? Wie viele Kolleg*innen sind aktuell an dem Prozess beteiligt?

Fragen über Fragen: Ich habe mich für Euch schlau gemacht und mich mit den Experten in unserem Haus ausgetauscht.

Was bisher geschah…

Die Vorbereitungen sind schon längst im Gange, etliche Kreditakten wurden auch schon digitalisiert, doch bis es dazu kommt, müssen die Kolleg*innen jede Akte einzeln durchschauen und den Schriftverkehr der älter als sechs Jahre ist, vernichten. Dann wird jede zu digitalisierende Akte mit einem Barcode und einem grünen Punkt versehen. Dieser Code wird ebenfalls auf einer Archivbox angebracht. Diese beinhaltet nach der Verfilmung alle originalen Kundenverträge, die mit einer Kundenunterschrift versehen sind sowie alle Sicherheiten. Schließlich besteht noch kein gesetzlicher Beschluss, dass Verfilmungen der Originale bei einem Gerichtsprozess ausreichen würden.

Auch bei uns gibt es einen grünen Punkt

Der grüne Punkt gibt den Kollegen den Hinweis, dass die Akte nach Bearbeitung des Kreditfalls zum Verfilmen an den Kollegen weitergegeben werden kann.
Von dort aus werden sie in Kisten gepackt und von einem externen Unternehmen abgeholt und nach Sinsheim zum Digitalisieren gefahren.

Sollte eine zu verfilmende Akte schon auf dem Weg nach Sinsheim sein und die Originalakte wird noch einmal gebraucht, dann kann es auch sein, dass ein Kollege soeben mal dorthin fährt, um diese abzuholen.

Der Ablauf

Aktuell sind insgesamt fünf Mitarbeiter an dem Prozess beteiligt, die jeweils unterschiedlichen Aufgaben nachgehen. Bisher ist alles reibungslos abgelaufen, pro Woche werden um die 250 Akten digitalisiert und wir rechnen damit, dass die gesamte Digitalisierung bis Ende des Jahres 2021 erledigt sein wird.

Wie oben bereits am Rande erwähnt, gehen die Kolleg*innen hierbei keinem bestimmten System nach, die Digitalisierung der Akten findet kreuz und quer statt. Voraussetzung ist nur, dass die Kreditakte nach altem Schriftverkehr durchforstet wurde und erstmals als abgeschlossen gilt. So wird verhindert, dass die Kolleg*innen in der Kreditsachbearbeitung diese plötzlich benötigen.

Insgesamt läuft die Digitalisierung der Kreditakten reibungslos. Bisher gab es keine Beanstandungen und das Verfilmen zieht natürlich auch einige Vorteile nach sich. Schließlich sind sie nunmehr von überall abrufbar und müssen nicht weiter angefordert werden. Die Kolleg*innen können so auch problemlos ihren Arbeitsplatz oder -ort wechseln und sind somit nicht gebunden. Der gleichzeitige Zugriff auf die Akte ist sodann auch kein Problem mehr und die Arbeitsprozesse können schneller erledigt werden.

Warum machen wir das?

Die Digitalisierung ermöglicht eben eine einfache Handhabung, denn viele Akten sind stark befüllt und dementsprechend sehr schwer und unhandlich.
Außerdem macht die Verfilmung eine alternative Nutzung der Räumlichkeiten möglich, die durch die Räumung von tausenden Akten zur Verfügung stehen und so effektiver verwendet werden können.

Ebenso von hoher Bedeutung ist die Zeitersparnis, endlich müssen sie nicht mehr aufwendig gesucht und einsortiert werden. Die Zeit kann effektiv für andere wichtige Aufgaben genutzt werden oder auch mal für das ein oder andere entspannte Schwätzchen ;).

Sonja Elias, Auszubildende im 2. Lehrjahr