Zeit? Davon habe ich viel zu wenig! Unser Workshop: Zeitmanagement

Zeit? Davon habe ich viel zu wenig! – Geht das besser?

Am 06.04.2021 hatten wir die Möglichkeit uns Zeit für einen Workshop zu nehmen. Das Thema des Workshops war Zeitmanagement. Ein sehr großer Punkt in unserer Ausbildung, denn wir haben sehr viele Termine, die wir koordinieren müssen, ohne auch nur einen zu vergessen. Also begannen wir damit herauszufinden, was unsere Ziele sind und wie wird diese erreichen können.

Hierbei ist es wichtig sich stets smarte Ziele zu setzen und sich hierfür zu belohnen. Aber SMART, was ist das denn? SMART steht für eine Form der Zielsetzung und bedeutet:

• Spezifisch
• Messbar
• Akzeptiert
• Realistisch
• Terminiert

Nur wenn unser Ziel so definiert ist, können wir sagen, wie viel Zeit wir benötigen und wann das Ziel erreicht wird. Besonders wichtig ist es, dass Ziel realistisch zu setzen. Sonst ist eine Zielrichtung nicht möglich und wir werden unglücklich. Auch sollte man sich belohnen für ein erreichtes Ziel, um die Motivation zu steigern. Nachdem wir nun wissen, was für Ziele wir erreichen möchten, können wir mit der Planung beginnen.

Planung will gelernt sein…

Aber Vorsicht, ein Plan geht häufig nicht auf. Denn die kleinen Zeitfresser, die nicht eingeplant sind, klauen uns wertvolle Zeit. Diese können kurze Gespräche am Drucker sein oder auch sehr kleine Aufgaben wie die Urlaubsplanung. Die Folge ist meist ein hoher Zeitdruck. Um diese Zeitfresser ermitteln zu können, haben wir den Tipp erhalten einem Tag lang jede Tätigkeit zu notieren, die wir angehen, egal wie klein diese ist.

Am Ende wissen wir dann, ob Termine eingeplant werden können oder welche wir ändern bzw. abstellen müssen. Plane also stets genug, aber auch nicht zu viel Zeit ein, um deine 24 Stunden optimal zu nutzen.

Proritäten setzen

Die Termine sollten auch so gelegt sein, dass du deine persönliche Leistungskurve beachtest. Jede Person ist zu einer anderen Zeit am motiviertesten, daher sollte genau in diesen Zeiten, die wirklich wichtigen Aufgaben erledigt werden. Auch solltest du entscheiden, welche Aufgabe wichtig und dringlich sind oder welche Aufgaben Zeit haben bzw. sogar delegiert und abgestellt werden können.  Hier kann das Eisenhower- Prinzip angewandt werden. Er teilte seine Aufgaben in Prioritäten nach A,- B,- C,-Aufgaben auf. Die Aufgaben die weder dringlich noch wichtig sind, können demnach abgestellt werden. Eine Planung der Termine nach der ALPEN-Methode sorgt dafür, dass wir eine optimale Terminplanung genießen können. Aber was bedeutet ALPEN eigentlich?

• Aufgaben
• Länge
• Pufferzeit
• Entscheidung
• Nachkontrolle

Ich habe sehr viele Verbesserungsideen aus diesem Workshop mitnehmen können, die dazu beigetragen haben, meine Zeit besser zu planen. Außerdem war ich sehr erstaunt darüber, wie viele Gedanken man sich über so ein schlichtes Thema wie die Zeit machen kann. Nun bin ich sehr gespannt, wie ich diese Tipps umsetzen kann und welche Ergebnisse ich erhalte. Auch wenn dieser Workshop freiwillig war, kann ich jedem nur den Tipp geben an diesem teilzunehmen. Es lohnt sich! Vielen Dank Frau Keul-Schmitt für Ihre Wertvollen Tipps als Referentin.

Adrian Dahm, Auszubildender im 1. Lehrjahr